一、公司質量管理體系審核記錄中普遍存在的問題

　　由于(yu)公(gong)(gong)司(si)內審(shen)員都是兼職身分，平常各自工(gong)作繁忙，對質量(liang)審(shen)核(he)工(gong)作接觸、了解(jie)不多，往往也就是在(zai)每年一(yi)次的(de)(de)公(gong)(gong)司(si)質量(liang)管理(li)體系內審(shen)中才會編制檢查(cha)表，記(ji)錄審(shen)核(he)情況，因此難免(mian)會因不熟(shu)悉(xi)標準條款要求，現場(chang)取證經(jing)驗不足，在(zai)審(shen)核(he)技巧或(huo)現場(chang)把握(wo)能力等方(fang)面(mian)存(cun)在(zai)一(yi)些問(wen)題。從公(gong)(gong)司(si)近(jin)幾年質量(liang)體系內審(shen)的(de)(de)審(shen)核(he)記(ji)錄來看，主要存(cun)在(zai)以(yi)下幾個方(fang)面(mian)的(de)(de)問(wen)題：

　　1、記錄內(nei)容(rong)與標(biao)準條(tiao)款要求有所偏離，不夠準確。如(ru)：“內(nei)部(bu)溝(gou)通” 的審(shen)核，常見記錄內(nei)容(rong)是(shi)“經(jing)常溝(gou)通，非常有效”。

　　2、記錄內容有(you)判斷(duan)無(wu)事(shi)實，即記錄中(zhong)有(you)明(ming)確(que)的(de)“符合要求”的(de)結論，但無(wu)事(shi)實依據。如(ru)：“職責、權限的(de)劃分(fen)”審核，記錄內容是“問XXX，回答正確(que)。”答的(de)是什(shen)么卻(que)無(wu)從知曉，根本無(wu)法判定是否符合標準要求。

　　3、記(ji)錄(lu)(lu)過于簡(jian)單，缺(que)少實際(ji)內容，無法作(zuo)為認證決定(ding)的依據。如：“顧客滿意(yi)”的審核(he)，記(ji)錄(lu)(lu)內容是“有采集記(ji)錄(lu)(lu)及(ji)分析結果，需提交公(gong)司(si)領(ling)導。”

　　二、審核記錄的作用

　　根據國標中質量管(guan)理相關(guan)標準的(de)(de)(de)闡述，審(shen)核(he)(he)記(ji)(ji)錄的(de)(de)(de)作(zuo)用可概(gai)括為(wei)記(ji)(ji)錄審(shen)核(he)(he)證(zheng)(zheng)據、記(ji)(ji)錄審(shen)核(he)(he)發現、為(wei)審(shen)核(he)(he)結論和(he)認證(zheng)(zheng)決定(ding)提供支(zhi)持(chi)(chi)(chi)依據三個方面(mian)。因此，要(yao)(yao)滿足(zu)以上要(yao)(yao)求(qiu)(qiu)，審(shen)核(he)(he)記(ji)(ji)錄應(ying)包括足(zu)夠的(de)(de)(de)細節，使(shi)它能反映受(shou)審(shen)核(he)(he)方質量管(guan)理體系(xi)的(de)(de)(de)運(yun)行情況，判斷(duan)認證(zheng)(zheng)標準中的(de)(de)(de)各項要(yao)(yao)求(qiu)(qiu)是否得到有效實(shi)施。記(ji)(ji)錄中應(ying)記(ji)(ji)有每個符合的(de)(de)(de)審(shen)核(he)(he)發現及(ji)其(qi)支(zhi)持(chi)(chi)(chi)的(de)(de)(de)證(zheng)(zheng)據和(he)每個不符合的(de)(de)(de)審(shen)核(he)(he)發現及(ji)其(qi)支(zhi)持(chi)(chi)(chi)的(de)(de)(de)證(zheng)(zheng)據，用以支(zhi)持(chi)(chi)(chi)認證(zheng)(zheng)決定(ding)的(de)(de)(de)判斷(duan)。

　　在審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)工(gong)作(zuo)(zuo)中，按照每一(yi)次的(de)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)計劃，審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)總體時(shi)間(jian)(jian)是一(yi)定的(de)，審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)占用時(shi)間(jian)(jian)的(de)多少會直接影響到(dao)其它審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)活動(dong)的(de)時(shi)間(jian)(jian)用量。作(zuo)(zuo)為(wei)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)員，只有(you)明確了審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)作(zuo)(zuo)用，才(cai)能更好(hao)地(di)把握(wo)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)的(de)詳略(lve)程度，從而找到(dao)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)記(ji)錄(lu)(lu)(lu)與其它審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)活動(dong)的(de)時(shi)間(jian)(jian)平衡(heng)點，切實提(ti)高(gao)現場審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)(he)(he)的(de)有(you)效性和效率。

　　三、審核記錄的記錄原則

　　從審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)記(ji)錄(lu)的(de)(de)(de)作用，我們可知審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)記(ji)錄(lu)應表述審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)證(zheng)據(ju)(ju)(ju)和審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)發(fa)現。但審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)證(zheng)據(ju)(ju)(ju)如(ru)(ru)何界(jie)定(ding)?審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)證(zheng)據(ju)(ju)(ju)和審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)發(fa)現又該記(ji)到什么(me)程度呢? 在每一次的(de)(de)(de)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)中，我們會接觸到大(da)量的(de)(de)(de)信息。許多信息與審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)目的(de)(de)(de)、范(fan)圍(wei)、準(zhun)則有(you)關(guan)，但也有(you)的(de)(de)(de)信息與審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)目的(de)(de)(de)、范(fan)圍(wei)、準(zhun)則無關(guan)，后者(zhe)不(bu)是(shi)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)證(zheng)據(ju)(ju)(ju)，前者(zhe)如(ru)(ru)果未經證(zheng)實也不(bu)是(shi)審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)證(zheng)據(ju)(ju)(ju)，凡是(shi)不(bu)屬于審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)證(zheng)據(ju)(ju)(ju)的(de)(de)(de)信息則是(shi)不(bu)需要記(ji)錄(lu)的(de)(de)(de)。因此，審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)證(zheng)據(ju)(ju)(ju)和審(shen)(shen)(shen)核(he)(he)發(fa)現的(de)(de)(de)記(ji)錄(lu)應堅持以下原(yuan)則：

　　1、反(fan)映抽(chou)樣(yang)(yang)(yang)(yang)量(liang)(liang)。審(shen)(shen)核是(shi)通過適(shi)當(dang)的(de)抽(chou)樣(yang)(yang)(yang)(yang)進行的(de)，比如(ru)抽(chou)查了多(duo)少(shao)文件、記錄(lu)，觀察了多(duo)少(shao)活動、產品實(shi)物、工作現(xian)場等。適(shi)當(dang)的(de)抽(chou)樣(yang)(yang)(yang)(yang)，就(jiu)是(shi)審(shen)(shen)核所獲得的(de)樣(yang)(yang)(yang)(yang)本量(liang)(liang)對(dui)總體(ti)應有(you)一(yi)定(ding)代(dai)表(biao)性(xing)。抽(chou)樣(yang)(yang)(yang)(yang)量(liang)(liang)太(tai)少(shao)，則不具備代(dai)表(biao)性(xing)或(huo)可信度不高(gao)。為表(biao)明(ming)抽(chou)樣(yang)(yang)(yang)(yang)量(liang)(liang)對(dui)審(shen)(shen)核結論和認證決定(ding)的(de)支(zhi)持，審(shen)(shen)核員在(zai)現(xian)場審(shen)(shen)核時應首先詢(xun)問抽(chou)樣(yang)(yang)(yang)(yang)對(dui)象在(zai)審(shen)(shen)核期內的(de)總量(liang)(liang)，再根據3%-5%的(de)貫例決定(ding)抽(chou)樣(yang)(yang)(yang)(yang)量(liang)(liang)，并(bing)在(zai)審(shen)(shen)核記錄(lu)中詳細記錄(lu)，以明(ming)確反(fan)映審(shen)(shen)核抽(chou)樣(yang)(yang)(yang)(yang)的(de)情況。

　　2、有可重現、可追(zhui)溯性(xing)(xing)。證據(ju)(ju)的(de)(de)(de)一個重要(yao)(yao)屬性(xing)(xing)是“真(zhen)實(shi)”性(xing)(xing)，審(shen)核(he)(he)記(ji)錄所反映的(de)(de)(de)審(shen)核(he)(he)證據(ju)(ju)必須(xu)是真(zhen)實(shi)存在的(de)(de)(de)，具有可重現性(xing)(xing)，如果(guo)由他(ta)人(ren)重新審(shen)核(he)(he)，完(wan)全(quan)可再次查(cha)(cha)到(dao)。因此，審(shen)核(he)(he)員在現場審(shen)核(he)(he)中與員工、其他(ta)人(ren)面談時，要(yao)(yao)記(ji)下有關人(ren)員的(de)(de)(de)姓名、所屬部門;審(shen)核(he)(he)文件、記(ji)錄時，要(yao)(yao)記(ji)下有關文件名稱(cheng)、記(ji)錄的(de)(de)(de)編(bian)號;檢查(cha)(cha)儀器(qi)、設(she)備(bei)時，要(yao)(yao)記(ji)下有關儀器(qi)、設(she)備(bei)的(de)(de)(de)編(bian)碼/編(bian)號。

　　3、要適度簡明扼要。實際審核經驗告訴我們，現場審核必須(xu)嚴格控(kong)制記錄的(de)時(shi)(shi)間，以便能利用(yong)更(geng)多的(de)時(shi)(shi)間來進行審核調查。

　　四、審核記錄的一些具體方法

　　在審(shen)核(he)工作中，通(tong)(tong)常運用“問、查、看”的方(fang)式(shi)進行(xing)審(shen)核(he)。對照(zhao)不同方(fang)式(shi)，結合以往的審(shen)核(he)經(jing)歷，筆者大致總結、歸(gui)納出一些通(tong)(tong)用的記錄方(fang)法。

　　(一) 通過詢問、交談方(fang)式(shi)進(jin)行(xing)審(shen)核的(de)記錄(lu)方(fang)法：

　　1、 記錄回答、交談(tan)者的姓名、職務和所屬部(bu)門(men)(審(shen)核證據);

　　2、 記錄回答問題的要點、主要內容(審核證(zheng)據(ju));

　　3、 記(ji)錄對回答問(wen)題、交談內(nei)容的判斷結論(審核發(fa)現)。

　　(二) 通過查閱方式進行審核的記錄方式：

　　1、記錄受審核人員姓名、職務(wu)和(he)所屬部門(審核證據);

　　2、記(ji)錄所抽查書面材(cai)料的名稱和(he)編號(審核證據(ju));

　　3、記錄所抽(chou)查書(shu)面材料的(de)數量;

　　4、記錄審核判(pan)斷結論(審核發現)。

　　(三)對產品進行審核的記錄：

　　1、記錄產品(pin)所處地點(審核證(zheng)據);

　　2、記錄產品特征標記(審核證據(ju));

　　3、記(ji)錄審(shen)核的判斷結論(審(shen)核發(fa)現)。

　　例：查05243S XX中醫院綜合(he)大(da)樓施工(gong)圖設(she)計修改。

　　(四)對過程進行審核的記錄方法：

　　1、記錄從事/參與(yu)此過程工(gong)作人(ren)員的姓名、職務(wu)、資格(ge)(審核證據(ju));

　　2、記錄此過程工作/作業名稱(審(shen)核證據(ju));

　　3、記(ji)錄主要工作/作業內容(審核證據);

　　4、記(ji)錄審(shen)(shen)核的判斷(duan)結論(審(shen)(shen)核發現)。

　　總(zong)之，進行(xing)現場(chang)審(shen)(shen)(shen)(shen)核記錄(lu)時(shi)，審(shen)(shen)(shen)(shen)核員應根據(ju)具(ju)體環節(jie)和審(shen)(shen)(shen)(shen)核現場(chang)實(shi)際(ji)情(qing)況，靈活(huo)運用各種審(shen)(shen)(shen)(shen)核記錄(lu)方法，收集記錄(lu)有(you)效(xiao)信息(xi)。同時(shi)，做(zuo)好現場(chang)審(shen)(shen)(shen)(shen)核記錄(lu)，提(ti)(ti)高(gao)現場(chang)審(shen)(shen)(shen)(shen)核質量，與審(shen)(shen)(shen)(shen)核員自(zi)身的語(yu)言表(biao)達、溝通、文字書寫能(neng)(neng)力也(ye)有(you)一定(ding)關系(xi)。但我認為其中最關鍵的，還是(shi)審(shen)(shen)(shen)(shen)核員是(shi)否具(ju)有(you)較高(gao)的工作責任(ren)心，是(shi)否重視審(shen)(shen)(shen)(shen)核記錄(lu)。筆者相信，只要每一個審(shen)(shen)(shen)(shen)核員都能(neng)(neng)重視做(zuo)好審(shen)(shen)(shen)(shen)核記錄(lu)，不(bu)怕(pa)多寫多練，不(bu)斷努力提(ti)(ti)高(gao)自(zi)己的審(shen)(shen)(shen)(shen)核記錄(lu)水(shui)平，就能(neng)(neng)在(zai)審(shen)(shen)(shen)(shen)核過程中準(zhun)確、公(gong)正、簡潔(jie)、清晰地記錄(lu)下所收集到的各種證據(ju)，使記錄(lu)真實(shi)可靠，提(ti)(ti)供(gong)符合(he)要求(qiu)的、可信的審(shen)(shen)(shen)(shen)核報告，圓(yuan)滿完成每一次審(shen)(shen)(shen)(shen)核任(ren)務。